UEFers đón đầu xu hướng tổ chức sự kiện trên nền tảng virtual và hiểu về tầm quan trọng của concept

Trước tác động của "làn sóng" công nghệ số và ảnh hưởng của dịch bệnh, việc tổ chức sự kiện trên nền tảng online ngày càng trở nên phổ biến. Theo nhiều đánh giá, phân tích từ các chuyên gia, đây cũng sẽ là xu hướng phát triển mới trong giai đoạn sắp tới. Nhằm giúp sinh viên nắm bắt hướng "chuyển mình" đáng chú ý này bằng những chia sẻ thực tế từ các nhà làm film, tổ chức sự kiện, tối ngày 28/12, khoa Quan hệ công chúng và truyền thông UEF đã tổ chức webinar với chủ đề "Concept in virtual events". 

Với hai diễn giả là các chuyên gia về sự kiện, UEFers đã được học tập thêm nhiều kiến thức thực tế mới

Hai khách mời trong hoạt động lần này là ông Dương Chí Thanh - Founder Canh Cung Group và ông Bill Nguyễn - Show Director, Executive Producer from VEG. Đồng hành xuyên suốt với các bạn sinh viên còn có TS. Phan Bảo Giang - Phó Trưởng khoa Quan hệ công chúng và truyền thông UEF. 
Câu chuyện được các diễn giả đưa ra và bàn luận trong webinar nằm trong khuôn khổ của việc tổ chức chương trình sự kiện trên không gian ảo. Thuật ngữ virtual events và concept được nhắc đến liên tục, nhiều vấn đề trong tổ chức sự kiện đã được gợi mở và làm rõ từ 2 keywords này. 
Theo ông Dương Chí Thanh, "virtual events" là hình thức đã được áp dụng trước đây nhưng không nổi bật. Cụm từ này chỉ thật sự được định hình một cách rõ ràng, quen mặt và được nhắc đến nhiều hơn trong thời gian dịch bệnh vừa qua - khi mà mọi hoạt động đều được tổ chức dưới hình thức trực tuyến, không gian ảo. Với phương pháp này, các bạn trẻ còn đang là sinh viên cũng hoàn toàn có thể thực hiện một cách chỉn chu và ấn tượng, chỉ cần nắm được một số kỹ thuật căn bản và ghép nối lại với nhau. 

Anh Dương Chí Thanh đã mang đến cho sinh viên nhiều góc nhìn từ kinh nghiệm tổ chức virtual events của bản thân

Tiếp đó, ông Bill Nguyễn cho biết, một trong những lợi thế của việc tổ chức sự kiện trên nền tảng không gian ảo là xóa bỏ được khoảng cách về địa lý, có thể kết nối mọi miền đất nước. Minh chứng cụ thể cho quan điểm này là những virtual events có sự hưởng ứng của đông đảo UEFers mà khoa đã thực hiện trong thời gian vừa qua. Anh cho rằng "đây sẽ trở thành xu hướng và đối trọng không thể thiếu của ngành sự kiện". 
Tuy nhiên, để tạo sức hút, góp phần lan tỏa thông điệp và làm nên thành công của một sự kiện, hai diễn giả đã nhấn mạnh đến vai trò then chốt của "concept" - kim chỉ nam cho xuyên suốt chương trình. Dù là online hay offline, đây cũng chính là chiếc "chìa khóa vàng” mà mỗi sự kiện muốn đạt hiệu quả tối ưu đều cần phải có. Các nhà tổ chức sự kiện có thể tìm kiếm được ý tưởng concept từ sản phẩm doanh nghiệp, đối tác công ty, nội tại của tổ chức,… nhưng phải đảm bảo phù hợp và đáp ứng thị hiếu của khách hàng, insight khách hàng là điều vô cùng quan trọng. Để tìm ra được mấu chốt này, nhà tổ chức cần đi từ gốc rể, trả lời các câu hỏi “tại sao”?

Concept là yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện, ông Bill Nguyễn đã liên tục nhắc về tầm quan trọng của thuật ngữ này

Đối với virtual events, người làm sẽ không bị hạn chế về mặt không gian, có điều kiện tốt nhất để triển khai những concept bay bổng, sáng tạo và táo bạo mà physical event hay offline event khó tổ chức được. Cả hai chuyên gia đều đồng ý rằng virtual chỉ là nền tảng, điều quan trọng vẫn là concept, đó mới chính là USP của chương trình. Từ thân là concept mới có thể phát triển ra các nhánh cây khác của sự kiện. 
Tuy nhiên, việc tổ chức các hoạt động trên nền tảng ảo cũng mang đến cho người thực hiện những thách thức nhất định. Trong đó, việc níu chân khán giả luôn phải tập trung và tương tác cùng chương trình là vấn đề cần đặt lên hàng đầu để người làm sự kiện đưa ra những hướng đi độc đáo và hấp dẫn. Ngoài ra, làm sự kiện online sẽ còn chịu tác động bởi nhiều yếu tố xung quanh như: kỹ thuật, thiết kế, thiết bị, đường truyền,...

Các diễn giả đã tương tác cùng sinh viên, giải đáp nhiều câu hỏi xoay quanh câu chuyện tổ chức sự kiện

Trong bối cảnh bình thường mới hiện nay, virtual events sẽ vẫn tiếp tục là hình thức được ưu tiên và phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới. Nhiều doanh nghiệp để tạo sức hút đặc biệt đã kết hợp cả 2 hình thức trực tiếp và trực tuyến. Thông qua những chia sẻ của diễn giả trong chương trình, sinh viên theo học các ngành về sự kiện tại UEF đã có cơ hội được cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích, tạo nền tảng đón đầu xu thế trong lĩnh vực.