Cựu sinh viên

IRers tìm hiểu phương pháp lập kế hoạch dự án hiệu quả từ diễn giả là cựu sinh viên UEF

20/09/2021

Tiếp nối chuỗi hoạt động tập huấn dành cho Ban chủ nhiệm câu lạc bộ và Ban chấp hành Liên Chi đoàn khoa, chiều ngày 18/9, khoa Quan hệ quốc tế tổ chức buổi thứ 3 với chủ đề “Kỹ năng lập kế hoạch dự án”. Chương trình diễn ra trực tuyến trên nền tảng ứng dụng Zoom.
Chương trình có sự tham dự của Ban chủ nhiệm khoa Quan hệ quốc tế cùng đông đảo sinh viên thuộc các câu lạc bộ, Liên Chi đoàn khoa. Khách mời chính là cựu sinh viên Hoàng Bá Minh - Thủ khoa đầu ra ngành Marketing Khóa 2017, Partnership Lead dự án GIVE IT BACK, Head of Education, NFX1 Group, Ufresh tại Ecommerce Channel, Unilever.

Hoạt động diễn ra trực tuyến trên nền tảng Zoom

Mở đầu buổi tập huấn, anh Bá Minh đã chia sẻ đến các bạn sinh viên 4 yếu tố trong bài Founder Test của Give It Back, bao gồm: giải quyết vấn đề bất ngờ, khả năng thất bại, khiêm tốn, sẵn sàng học hỏi và nhận biết vấn đề của bản thân. Bài kiểm tra này giúp cho các bạn trẻ biết mình cần phải làm gì, xác định rủi ro của hành động nằm ở đâu, nhận biết được vấn đề đang gặp phải và phương hướng để khắc phục hậu quả.
Khách mời đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc dành thời gian làm kế hoạch, trong đó có 3 yếu tố: thứ nhất, lập kế hoạch giúp cụ thể hóa mục đích, lý do và quy trình để hành động; thứ hai, dựa vào kế hoạch, tập thể sẽ nhận ra những đầu việc cần ưu tiên và tập trung thực hiện; thứ ba, kiểm soát và hoạch định được những phát sinh khác trong quá trình thực hiện.
Theo diễn giả, để có một kế hoạch hoàn chỉnh, các bạn cần thực hiện tuần tự theo 8 bước: phân tích cơ hội, xác định mục tiêu, hình thành ý tưởng, lựa chọn ý tưởng tối ưu, lên kế hoạch chi tiết, đánh giá bản kế hoạch, lên kế hoạch dự bị và hoàn thành kế hoạch.

Các bước để thiết lập kế hoạch hiệu quả

Cung cấp thêm công cụ cho sinh viên trong việc hoạch định kế hoạch, anh Hoàng Bá Minh đã đề cập đến mô hình SWOT và phân tích rủi ro.
Trong đó, SWOT là mô hình đã quen thuộc với UEFers, bao gồm các yếu tố như thế mạnh, hạn chế, cơ hội và rủi ro. Về thế mạnh, các bạn cần phải xác định được những việc nào mà bạn làm tốt hơn đối phương, đó phải là những đặc điểm thực sự khác biệt, mang tính duy nhất. Về hạn chế, cần nhìn nhận ra được điều gì mà cá nhân hay tập thể cần phải cải thiện, tìm ra nguồn gốc của những điểm yếu đó. Về cơ hội, sinh viên cần nghiên cứu để biết được những cơ hội hoặc xu hướng đang có ở trên thị trường. Còn đối với rủi ro, các bạn cần trả lời được các câu hỏi như: tình hình cạnh tranh như thế nào? điểm yếu sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch ra sao?
Mô hình thứ hai mà diễn giả giới thiệu là phân tích rủi ro. Mô hình này bao gồm 03 bước: liệt kê các rủi ro, đánh giá rủi ro và quyết định hành động. Trong đó, liệt kê rủi ro là nhìn lại tất cả những yếu tố liên quan đến dự án (con người, tài chính, quy trình) để tham vấn cùng người có kinh nghiệm. Đánh giá rủi ro là dự liệu về khả năng xảy ra rủi ro và hậu quả khi rủi ro đã xảy ra. Cuối cùng là phân loại để có quyết định hành động đối với từng rủi ro cụ thể.

Các mức độ đánh giá và phân loại rủi ro

Chia sẻ về công cụ để lập kế hoạch, diễn giả đã gợi ý về sơ đồ Smart goal (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time bound) và kỹ thuật tư duy (Brainstorming methods). Mục tiêu Smart goal thực chất là những nguyên tắc được thiết lập để định hình và thực hiện mục tiêu trong tương lai.

Smart goal cũng là sơ đồ được nhiều diễn giả chia sẻ đến UEFers trước đó

Cuối cùng, khách mời đã khẳng định lại sự quan trọng của việc nhìn lại toàn bộ quá trình lên kế hoạch. Diễn giả khuyên sau mỗi dự án cần tiến hành họp rút kinh nghiệm càng sớm càng tốt. Tập trung vào trả lời các câu hỏi như: Dự án đã giải quyết được vấn đề đặt ra chưa? Chúng ta có thể làm gì tốt hơn nữa? Những bài học nào có thể tận dụng cho các dự án sau này? Đặc biệt, tính chất xây dựng và đóng góp nên được đề cao trong buổi họp.
Thông qua buổi tập huấn này, sinh viên thuộc các câu lạc bộ và Ban chấp hành Liên Chi đoàn khoa đã định hình được việc xây dựng dự án, lên kế hoạch hành động và kiểm soát khi thực hiện. Đây là yếu tố quan trọng giúp các bạn nâng cao chất lượng khi tổ chức các hoạt động sau này.

Quy Nguyễn